今さら聞けない名刺交換【ビジネスマナー①】

2024.05.24

加藤 志摩

ビジネスマナー

新年度が始まり、あっという間に5月も終わりですね。
この春に環境が変わった方も多いと思います。

ムービーインパクトにも、4月から新しく1名がジョインしました。
今年度もスタッフ全員で楽しく頑張っていきたいと思いますのでよろしくお願いいたします!

新社会人となるメンバーが増えたこともあり、ビジネスマナーを社内で見直す機会がありました。
動画制作の業務以前に、まずは社会人として恥ずかしくないように行動したいものですよね。

私も改めて勉強しましたので、その中から名刺交換について、Q&Aを作ってみました。

みなさんは、いつもどのように名刺交換をされていますか?
 

今さら聞けない名刺交換


Q.1 名刺の準備で必要なことは?

A.1-1:十分な枚数を持ち歩きましょう
 名刺交換の機会は予想以上に多いことがあるため、常に十分な枚数の名刺を持ち歩きましょう。

A.1-2:綺麗な名刺入れを使いましょう
 名刺入れを使って名刺をきれいに保管し、すぐに取り出せるようにします。
 名刺入れは、ビジネスシーンにふさわしいシンプルで上品なものを選びましょう。


Q.2 名刺交換のタイミングはいつ?

A.2:会議や商談の開始前、あるいは受付などで初対面の挨拶を交わした後に名刺交換を行います。
あらかじめ出しやすいように準備しておきましょう。
 


Q.3 名刺の渡し方ってどうするの!?

A.3:渡すときは以下の手順で行いましょう

  1. 両手で差し出す:名刺は必ず両手で差し出し、相手に渡します。このとき、自分の名前や会社名が相手から読みやすい向きにすることがポイントです。
  2. 「〇〇株式会社の△△と申します。よろしくお願いいたします。」と自己紹介をしましょう。

立っている場合、立ったまま行います。座っている場合は、一度立ち上がって行うのが礼儀です。
そして、名刺交換は基本的に机の上では行いません。机を挟んだ会議室で名刺交換をする際も、机の横に移動してから相手の正面で交換するのがマナーとされています。
ただ、会議室が狭く名刺交換するスペースがない場合など、相手から机の上での名刺交換が求められるケースがあります。そんな時は、「机の上からすみません」と一言断るといいでしょう。

そして差し出す位置が相手より低くなるようにしたほうが良い・・・
ですが、お互いに下に出し合うループにハマらないように!


Q.4 逆に、名刺の受け取り方は?

A.4-1 :受け取るときは以下の手順です。

  1. 両手で受け取る:相手の名刺を受け取る際も、両手で丁寧に受け取ります。
  2. 確認する:受け取った名刺はすぐにしまわず、一度目を通して相手の名前や役職を確認します。
  3. 一言添える:「ありがとうございます。よろしくお願いいたします。」「頂戴いたします」など、相手の目を見て感謝の言葉を添えると良いでしょう。

A.4-2: 渡すことと受け取ることを同時に行わなければならない場合
このようなときは、右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取るようにします。なお、受け取った相手の名刺は、すぐに右手を添え、両手で持つようにしましょう。そして、名刺を受け取ったら、上記と同様に「ありがとうございます」「頂戴いたします」と感謝の意を伝えます。
 


Q.5 名刺交換の順番は?

A.5:目上の人から名刺を渡すのが一般的です。
複数人と名刺交換をする場合は、序列に気をつけましょう。自分が上司と一緒に来ている場合も、上司が先に交換します。


Q.6 交換した後はどうすればいいの?

A.6:すぐにしまわず、名刺入れの上に乗せる形で、机の上などに自分から見て左側に置くのが基本です。
複数人が参加している場合は、相手の座った席順に合わせて並べると、氏名を覚えやすくなります。その際は、必ずしも名刺入れの上に乗せておく必要はありませんが、最も上の立場である人が分かる場合は、その人の名刺を名刺入れの上に乗せるようにしておきます。
名刺をしまうのは、基本的にはその商談や打ち合わせが終了してから。相手が名刺をしまうタイミングに合わせて、自分もしまうようにします。その際に、改めて「頂戴いたします」と一言添えれば、より丁寧です。

交換後のフォローアップとして、メールや電話で改めてお礼を伝えるとよいですね。


Q.7 自分の名刺を忘れてしまったら?

A.7:「あいにく名刺を切らしておりまして…」と一言謝罪してから、口頭で自分の氏名や部署名などを伝えましょう。
そして帰社後に、メールでお打ち合わせのお礼をし、次回会った時にお渡しするようにしましょう。


Q.8 名刺交換のNG行動ってなに?

A.8:以下の行動は失礼にあたるので気をつけましょう

・片手で渡す、受け取る
・受け取った名刺をすぐにしまい込むのは、相手に対する関心がないように見えるため避けましょう。
・相手企業のロゴに指を置く
・ポケットや財布から直接名刺を出す
・もらった名刺を忘れて帰る


というわけで、今さら聞けない名刺交換について。いかがでしたでしょうか?
難しく感じることもあるかもしれませんが、素敵なコミュニケーションを取りたい!とい想いが大事なのかなと思いました。
 
名刺はコミュニケーションツールであり、その人の分身、という意味もあるそうです。
名刺を大切にすることは、その持ち主を大切にすることです。
そう考えると、扱い方に気をつける理由がわかりますね。

 

ビジネスマナー動画もいろいろあるので、一つご紹介。
こちらの動画は、考え方も一緒に紹介されてて、分かりやすかったです。

【知らなきゃ恥!】基本のビジネスマナー

 
それでは、また次回!

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