上司や取引先からの評価爆上がり!見やすい資料の作り方。

2024.05.10

福田裕士

みやすい資料の作り方

はじめに。なぜ見やすい資料が必要なのか。

初めまして!スタッフの福田です!

新年度から1ヶ月経ち、新社会人の皆さんも職場の雰囲気に慣れてきた頃でしょうか。社会に出ると企画書や報告書など、いろいろな資料を作る機会が増えますよね!

しかし、見やすい資料の作成の仕方について教わることは、案外ないものです。少なくとも私は教わったことがありません・・・。そこで我流で作ることになるのですが、実はこれ、なかなかハードルが高いことなんです。

資料作りにおいて大切なのは、もちろん内容です。間違った内容では資料の存在意義がありません。しかし、敢えて言います。資料作りにおいて重要なのはズバリ「見た目の良さ」。見た目より中身でしょ!そうおっしゃる方もいらっしゃることでしょう。わかります。人間の場合は私だってそうだと思っています。そう信じたいです心から。ですが資料の場合は、やはり見た目も重要なのです。なぜか?

人は見た目で判断する。

見た目の良さとは、つまり「見やすさ」。内容が同じだとして、見やすくまとまった資料と見る気にならない見づらい資料。どちらを選びますか?もちろん前者ですよね。やはり人は見た目で判断してしまう悲しい生き物なのです。

とは言え、社内で使用する資料の場合は、そこまで気にしなくても良いと思います。上司から「資料作り下手だな」と思われるだけで済みます。問題ありません。しかし、社外に出す資料の場合はどうでしょう。見づらい資料の場合、見てもらえないことも十分考えられますよね。特にクリエイティブの場合、目の肥えた取引先から「こんな見づらい資料しか作れないんじゃ制作物も高が知れているな」なーんて思われてしまったら会社の存続に関わります。

知っておくだけでアドバンテージに。

そこまで極端な例でなくとも、読みづらい資料は読み手が理解するのに時間がかかったり、伝えたい内容が正しく伝わらなかったり。逆に言うと、ポイントを押さえておけば、大切な内容を短時間で正確に伝えることができて、上司や取引先からの評価も否応なく上がってしまう。こんな寸法ですね。ポイントはとても簡単!一度覚えれば、いつでも使えますし、時間がかかることもありません。ここはぜひ押さえておきましょう!

ポイントは3つの「揃える」。

前置きが長くなってしまいましたが、見やすい資料を作るのは実はとっても簡単です。たった3つのポイントを押さえておけば、駆け出し冒険者クラスの方でも、Lv.20程度の資料を作ることが可能になります。

キーワードは、「揃える」。これに尽きます。

例えば下のような資料、分かりやすくするために少し大袈裟にしましたが、割とよく見ますよね?

ポイントを押さえて整えたものがこちらです。

ポイントは以下の通りです。順番に見ていきましょう。

  • 左、もしくは両端に「揃える」

タイトルや小見出し、図、説明文を左、もしくは両端で揃えると整って見えます。特に説明文は、行頭が揃っていないと読みづらくなります。行と行の間隔も一文字分くらいの間を開けると、圧迫感が減り読み疲れしません。

  • 写真や図のサイズを「揃える」

どちらかを強調したい場合を除き、写真や図のサイズは揃えましょう。揃っていないと散らかった印象になります。ついでに写真の場合は、枠のサイズだけでなく、被写体のサイズも同じ程度にしておくとより整って見えること請け合いです。

  • 余白を「揃える」

資料の外枠に文字が接近し過ぎると窮屈な印象になります。余白は、つまり余裕。上下左右に余白を作りましょう。スッキリとして見やすくなります。ここでは、上下左右の余白を同じくらいに調整していますが、情報量が多い場合は、上下の幅と左右の幅が異なっていても構いません。更に、情報と情報の間にも境界となる余白があれば、関連のない情報を混同してしまうこともありません。

いかがでしたでしょうか?

特に気を遣わなくても、ポイントを覚えておくだけで簡単に見やすく作れることがお分かりいただけたかと思います。今日から即お役立ていただければ幸いです!ではまた!

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